Horas facturables vs no facturables, explicadas

Qué cuenta como facturable

Las horas facturables son el tiempo que el cliente paga, directamente o vía precio cerrado: desarrollo de funciones, diseño, QA, la gestión de proyecto que incluiste en el alcance. Regla simple: si el trabajo hace avanzar el resultado por el que el cliente firmó, es facturable. Todo lo demás, por necesario que sea, no llega a la factura del cliente.

Qué es no facturable (pero cuesta dinero igual)

El tiempo no facturable no es inútil: el estudio no funciona sin él. Simplemente no lo paga el cliente; lo pagas tú, con el sueldo:

• Reuniones internas, contratación, tareas administrativas
• Ventas, propuestas y estimaciones
• Formación, I+D y configuración de herramientas
• Vacaciones, festivos y bajas

El error es tratar estas horas como «perdidas». Son parte del coste de cada hora facturable; la única duda es cuántas hay y si se han salido de control.

Ejemplo: la semana de un desarrollador

Toma una semana normal de 40 horas de un desarrollador y desglosa cuántas horas fueron realmente al cliente y cuántas a todo lo demás.

Sustituye: 30 ÷ 40 × 100 = 75%. Ese mismo 75% a lo largo del año convierte ~2.080 horas de calendario en unas 1.500 facturables, justo el número entre el que hay que dividir el coste anual de un empleado, no las horas de calendario.

Añade una semana de formación o un hueco entre proyectos y las horas facturables bajan, la utilización cae y el coste por hora sube solo. Por eso conviene mirar esta proporción con frecuencia, no una vez al año.

Por qué la proporción lo decide todo

Esta proporción es la palanca que mueve en silencio toda tu economía. El sueldo es fijo, pero si en un año un empleado facturó no 1.500 horas sino solo 1.300, ese mismo sueldo hay que recuperarlo en menos horas, y el coste por hora real de cada hora sube. Por eso la utilización no se adivina: se mide. Determina directamente la tarifa mínima que te puedes permitir.

Haz el cálculo: con un coste anual de 84.000 $ por persona, 1.500 horas facturables dan 56 $ la hora, mientras que 1.300 dan unos 65 $. Eso es un +16% de coste sin un solo cambio en el sueldo, y tu margen en cada proyecto se encoge exactamente lo mismo.

Un objetivo sano para la mayoría de estudios es un 70–85% de horas facturables, no el 100%: también hace falta tiempo para formación, ventas y la recuperación del equipo.

Qué baja la utilización en silencio

La utilización cae no por pereza, sino por procesos que nadie contabiliza:

• Tiempo en banca entre proyectos — la persona cobra sueldo, pero ahora no hay trabajo de cliente para ella.
• Retoques y arreglos gratis más allá del alcance acordado que nunca llegan a una factura.
• Llamadas hinchadas y reuniones que un mensaje corto podría haber sustituido.
• Preventa y estimaciones hechas por un desarrollador facturable en lugar de un comercial.

Por separado cada uno parece menor, pero juntos se comen fácilmente entre 5 y 10 puntos de utilización, y eso golpea directamente el margen de cada proyecto.

Cómo medir esto sin vigilancia

Para separar las horas en facturables y no facturables no hacen falta capturas de pantalla ni contadores de clics: hace falta un registro simple de en qué se fue el tiempo. El equipo etiqueta las horas por tarea y tú ves la proporción facturable y el coste por proyecto sin convertir el trabajo en vigilancia. Eso es registro de tiempo sin vigilancia, no controlar cada clic. Cómo funciona en el producto está en la página de funcionalidades.